Der Bid Evaluation Agent liest alle Angebote einer Ausschreibung, macht sie vergleichbar, rechnet jeden Preis nach und recherchiert die Bieter. Heraus kommt eine Entscheidungsvorlage mit Ranking, Risiken, Klärungsfragen und – im Vergabe-Modus – einer Wertung in vier Stufen samt Vergabevermerk. Der Agent bereitet vor; entschieden wird im Einkauf bzw. in der Vergabestelle.The Bid Evaluation Agent reads every bid in a tender, makes them comparable, recalculates every price and researches the bidders. The result is a decision paper with ranking, risks, clarification questions and – in procurement mode – a four-stage evaluation including the procurement record. The agent prepares; procurement or the contracting authority decides.
< 10 Min.< 10 minfür eine Ausschreibung mit vier Angeboten – inklusive Web-Recherchefor a tender with four bids – web research included
100 %100%der Preisangaben vom Rechenkern nachgerechnet – die KI liefert nur Mengen und Einzelpreiseof price data recalculated by the engine – the AI only supplies quantities and unit prices
UVgO · VgV · VOB/AVergabe-Modus per Schalter – Wertung nur nach veröffentlichten Kriterienprocurement mode at the flick of a switch – evaluation by published criteria only
Kein IT-ProjektNo IT projectläuft im Browser, keine Installation, keine Schnittstelle erforderlichruns in the browser, no installation, no interface required
Vom Angebotsordner zur Entscheidungsvorlage.From the bid folder to the decision paper.
01
HochladenUpload
Angebote als PDF, Word, Excel oder PowerPoint – mehrere Dateien je Bieter. Optional Leistungsverzeichnis, Gewichtung bzw. veröffentlichte Zuschlagskriterien.Bids as PDF, Word, Excel or PowerPoint – several files per bidder. Optionally the specification, weighting or published award criteria.
02
Auslesen & nachrechnenRead & recalculate
Die KI liest jede Preisposition mit Fundstelle aus, ein deterministischer Rechenkern ermittelt TCO, Laufzeitkosten und Abweichungen. Unstimmigkeiten werden markiert.The AI extracts every price line with its reference; a deterministic engine calculates TCO, term costs and deviations. Inconsistencies are flagged.
03
RecherchierenResearch
Je Bieter ein Dossier mit Prüfung der Angaben und Red Flags, dazu ein Marktbenchmark aus öffentlichen Quellen und alternative Anbieter – alles mit Quellenangabe.A dossier per bidder with verification of claims and red flags, plus a market benchmark from public sources and alternative suppliers – all with sources.
04
EntscheidenDecide
Management Summary, Wertung, Klärungsfragen und nächste Schritte – exportierbar als PDF-Briefing, PowerPoint, Excel, Q&A-Paket und Vergabevermerk.Management summary, evaluation, clarification questions and next steps – exportable as PDF briefing, PowerPoint, Excel, Q&A package and procurement record.
Für öffentliche AuftraggeberFor public contracting authorities
Der Vergabe-Modus: Wertung nach Vergaberecht.Procurement mode: evaluation under procurement law.
Für Ausschreibungen nach UVgO, GWB/VgV oder VOB/A wird ausschließlich nach den veröffentlichten Zuschlagskriterien und Gewichten gewertet. Im offenen und nicht offenen Verfahren schlägt der Agent keine Verhandlung vor – nur Aufklärung über das Angebot und Nachforderung fehlender Unterlagen.For tenders under UVgO, GWB/VgV or VOB/A the evaluation is based exclusively on the published award criteria and weights. In open and restricted procedures the agent never suggests negotiation – only clarification of the bid and requests for missing documents.
Fristprüfung: verspätete Angebote werden erkannt; Ausschluss bzw. Anhörung mit Rechtsgrundlage vorformuliert.Deadline check: late bids are detected; exclusion or hearing letter drafted with legal basis.
Nachforderung: fehlende unternehmensbezogene Unterlagen werden benannt – mit Schreiben und Frist.Requests for documents: missing company-related documents are listed – with letter and deadline.
Ungewöhnlich niedrige Angebote: Preisabstand zum nächsthöheren Angebot, Aufklärung der Kalkulation vor jeder Entscheidung.Abnormally low bids: price gap to the next higher bid, clarification of the calculation before any decision.
Neutralität: Fragen an alle Bieter werden automatisch geprüft, damit sie keine Rückschlüsse auf andere Angebote zulassen.Neutrality: questions to all bidders are checked automatically so they allow no conclusions about other bids.
Dokumentation: Vergabevermerk als Word-Datei, Entscheidungen der Vergabestelle mit Datum.Documentation: procurement record as a Word file, decisions of the contracting authority with date.
1
Formale PrüfungFormal review
Frist, Form, Vollständigkeit, Änderungen an den Vergabeunterlagen.Deadline, form, completeness, changes to the tender documents.
2
EignungSuitability
Nachweise und Referenzen; Nachforderung, wo zulässig.Evidence and references; requests for documents where permitted.
3
Angemessenheit des PreisesPrice appropriateness
Prüfung auf ungewöhnlich niedrige Angebote mit Aufklärung.Check for abnormally low bids with clarification.
4
WirtschaftlichkeitEconomic evaluation
Punkte nach den veröffentlichten Formeln und Kriterien, jede Note begründet und überschreibbar.Points by the published formulas and criteria, every grade justified and editable.
Die Zuschlagsentscheidung trifft immer die Vergabestelle. Benchmark, Web-Recherche und Alternativen sind im Vergabe-Modus reine Information und fließen nicht in die Wertung ein.The award decision is always taken by the contracting authority. In procurement mode, benchmark, web research and alternatives are information only and do not enter the evaluation.
EinblickInside the agent
Ein echter Lauf – Unterhaltsreinigung, vier Bieter.A real run – office cleaning, four bidders.
Öffentliche Ausschreibung nach UVgO mit fiktiven Bietern. Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.Public tender under UVgO with fictitious bidders. Click an image to enlarge.
Einrichtung mit Vergabe-ModusSetup with procurement modeAngebote, Leistungsverzeichnis und veröffentlichte Zuschlagskriterien hochladen bzw. eintragen. Der Vergabe-Modus wird per Schalter aktiviert – Rechtsrahmen, Verfahrensart und Angebotsfrist inklusive.Upload bids and the specification, enter the published award criteria. Procurement mode is switched on with one click – legal framework, procedure and deadline included.
Management SummaryManagement summaryZuschlagsvorschlag, Stand der Wertung und Ranking auf einen Blick – mit Begründung, warum das wirtschaftlichste Angebot vorn liegt.Award proposal, evaluation status and ranking at a glance – including why the most economic bid ranks first.
Nächste Schritte als ArbeitslisteNext steps as a work listJeder Schritt ist klickbar: Ausschluss-, Nachforderungs- und Aufklärungsschreiben werden fertig vorformuliert, erledigte Punkte erhalten einen Haken.Every step is clickable: exclusion, document-request and clarification letters are drafted ready to send; completed items are ticked off.
Wertung in vier StufenFour-stage evaluationFormale Prüfung, Eignung, Angemessenheit des Preises und Wirtschaftlichkeit – Entscheidungen der Vergabestelle überschreiben die Vorprüfung und werden dokumentiert.Formal review, suitability, price appropriateness and economic evaluation – decisions of the contracting authority override the pre-check and are documented.
Punkte nach veröffentlichten KriterienPoints by published criteriaNoten je Kriterium mit Begründung und Fundstelle im Angebot; Preis nach veröffentlichter Formel. Jede Note kann überschrieben werden.Grades per criterion with rationale and reference in the bid; price by the published formula. Every grade can be overridden.
Rechen-Check und KostenübersichtCalculation check and cost overviewJeder Preis wird aus dem Angebot abgelesen und vom Rechenkern nachgerechnet – Summen, Laufzeiten, Zusatzkosten. Die KI rechnet nicht selbst.Every price is read from the bid and recalculated by the calculation engine – totals, terms, extra costs. The AI does not do the maths.
MarktbenchmarkMarket benchmarkTheoretisches Benchmark-Angebot aus öffentlichen Quellen mit Einzelpreisen und Quellenangabe – im Vergabe-Modus nur als Information, nicht wertungsrelevant.Theoretical benchmark bid from public sources with unit prices and references – information only in procurement mode, not part of the evaluation.
Klärungsbedarf mit den AnbieternClarifications with biddersNeutral formulierte Fragen an alle Bieter und bieterbezogene Fragen – automatisch geprüft, damit keine Rückschlüsse auf andere Angebote möglich sind. Export als Q&A-Paket.Neutral questions to all bidders plus bidder-specific questions – checked automatically so no conclusions about other bids are possible. Export as a Q&A package.
Schreiben an BieterLetters to biddersBeispiel: Ausschluss-/Aufklärungsschreiben bei verspätetem Eingang mit Rechtsgrundlage und Frist – bearbeitbar, als Word oder E-Mail-Entwurf.Example: exclusion/clarification letter for a late bid with legal basis and deadline – editable, as Word or e-mail draft.
VergabevermerkProcurement recordDer Vermerk entsteht aus der Wertung: Verfahren, eingegangene Angebote, alle vier Stufen, Entscheidungen der Vergabestelle, Zuschlagsvorschlag – als Word-Datei.The record is generated from the evaluation: procedure, bids received, all four stages, decisions of the contracting authority, award proposal – as a Word file.
Datenschutz & BetriebData protection & operations
Ohne IT-Projekt. Mit klarer Datenhaltung.No IT project. Clear data handling.
Keine IT-ImplementierungNo IT implementation
Der Agent läuft im Browser. Keine Installation, keine Schnittstelle zu ERP oder Vergabeplattform nötig – Dateien hochladen genügt. Zugang je Kunde in einem eigenen, geschützten Bereich.The agent runs in the browser. No installation, no interface to ERP or e-procurement platform required – uploading files is enough. Access per customer in a separate, protected area.
DSGVO-konformGDPR-compliant
Webanwendung und Workflow-Server in Deutschland. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Kunden und allen eingesetzten Dienstleistern; Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.Web application and workflow server in Germany. Data processing agreements (DPA) with customers and all service providers used; inputs are not used to train AI models.
Ergebnisse bleiben bei IhnenResults stay with you
Auswertungen werden im Browser oder auf Ihrem eigenen Laufwerk gespeichert – keine Datenhaltung der Angebote auf unserer Seite. Jede Zahl ist mit Fundstelle im Angebot belegt.Evaluations are saved in your browser or on your own drive – bids are not stored on our side. Every figure is traceable to its reference in the bid.
Ihre nächste Ausschreibung – in unter zehn Minuten ausgewertet.Your next tender – evaluated in under ten minutes.
Wir zeigen den Agenten gern an einem Ihrer eigenen Verfahren – auf Wunsch zusammen mit Ihrer IT.We are happy to demonstrate the agent on one of your own tenders – together with your IT if you wish.
