Vom Bedarf zur Bestellung – im geführten Dialog.From request to purchase order – in a guided dialogue.
Anforderungen kommen selten als fertige Bestellung. Das Procurement Portal nimmt den Bedarf in natürlicher Sprache auf, ordnet Warengruppe und SAP-Materialgruppe zu, schlägt passende Lieferanten vor, fragt fehlende Angaben gezielt nach und legt einen vollständigen Bestellentwurf mit Compliance-Check zur Freigabe vor.Requests rarely arrive as a finished purchase order. The Procurement Portal captures the need in natural language, assigns category and SAP material group, proposes suitable suppliers, asks specifically for missing details and presents a complete order draft with a compliance check for release.
Dialog oder FormularDialogue or formBedarf in eigenen Worten – auch mehrere Positionen in einer Anfrageneed in your own words – several lines in one request
SAP-readySAP-readyWarengruppe, SAP-Materialgruppe und Kostenstelle je Positioncategory, SAP material group and cost centre per line
Compliance-CheckCompliance checkWertgrenzen, Genehmiger und Pflichtangaben vor jeder Freigabevalue limits, approver and mandatory details before every release
Kein IT-ProjektNo IT projectläuft im Browser; Regeln und Warengruppen werden konfiguriert, nicht programmiertruns in the browser; rules and categories are configured, not programmed
Vom Bedarf zur Purchase Order.From the need to the purchase order.
01
Bedarf beschreibenDescribe the need
Im Dialog oder per Formular – Menge, Zweck und Dringlichkeit genügen für den Start.Via dialogue or form – quantity, purpose and urgency are enough to start.
02
AnalysierenAnalyse
Kategorie, SAP-Materialgruppe, Preisindikation und Lieferantenvorschlag je Position.Category, SAP material group, price indication and supplier proposal per line.
03
VervollständigenComplete
Gezielte Rückfragen zu Kostenstelle, Lieferung, Termin und Genehmiger.Targeted questions on cost centre, delivery, date and approver.
04
FreigebenRelease
Bestellentwurf mit Compliance-Check – nach Bestätigung zur Genehmigung weitergeleitet.Order draft with compliance check – forwarded for approval after confirmation.
Was der Agent übernimmtWhat the agent takes care of
Regelkonform bestellen – ohne Formularfrust.Compliant ordering – without form frustration.
Bestellerinnen und Besteller beschreiben ihren Bedarf in eigenen Worten – auch mehrere Positionen auf einmal. Der Agent macht daraus eine vollständige, prüfbare Bestellanforderung und fragt nur nach, was wirklich fehlt.Requesters describe their need in their own words – several items at once if needed. The agent turns this into a complete, verifiable purchase request and only asks for what is genuinely missing.
Positionsanalyse: Kategorie, SAP-Materialgruppe, Menge, geschätzter Einzel- und Gesamtpreis je Position.Line analysis: category, SAP material group, quantity, estimated unit and total price per line.
Lieferantenvorschlag: passend zur Warengruppe – auf Wunsch aus Ihren bestehenden Rahmenverträgen.Supplier proposal: matching the category – from your existing framework agreements if you wish.
Gezielte Rückfragen: Kostenstelle, Lieferadresse, Wunschtermin und Genehmiger – nur wenn sie fehlen.Targeted follow-up questions: cost centre, delivery address, requested date and approver – only if missing.
Compliance-Check: Wertgrenzen, Genehmiger, Kostenstelle, Lieferadresse und realistische Lieferzeit vor der Freigabe.Compliance check: value limits, approver, cost centre, delivery address and realistic lead time before release.
1
Bedarf im Dialog oder per FormularNeed via dialogue or form
Freitext genügt; wer lieber strukturiert arbeitet, nutzt das Formular.Free text is enough; those who prefer structure use the form.
Bestellentwurf mit Compliance-CheckOrder draft with compliance check
Positionen, Wertübersicht, Kostenstelle und Genehmiger auf einen Blick.Lines, value summary, cost centre and approver at a glance.
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FreigabeRelease
Nach Bestätigung geht die Purchase Order an den Genehmiger – mit vollständiger Dokumentation.After confirmation the purchase order goes to the approver – fully documented.
Preise sind Schätzwerte bis zur finalen Preisabfrage. Wertgrenzen, Genehmigungswege, Warengruppen und Rahmenverträge werden an Ihre Einkaufsrichtlinie angepasst.Prices are estimates until the final price request. Value limits, approval routes, categories and framework agreements are adapted to your procurement policy.
EinblickInside the agent
Ein echter Dialog – Kugelschreiber und Teams-Headsets.A real dialogue – pens and Teams headsets.
Beispielanforderung ohne Kundenbezug. Zum Vergrößern auf ein Bild klicken.Example request without customer reference. Click an image to enlarge.
Neue Anforderung im DialogNew request via dialogueDer Einstieg: Bedarf in eigenen Worten beschreiben oder eine der Schnellauswahlen nutzen.The starting point: describe the need in your own words or use one of the quick options.
Alternativ: das FormularAlternatively: the formBedarf, Kostenstelle, Menge, Dringlichkeit und Verwendungszweck – strukturiert erfasst.Need, cost centre, quantity, urgency and purpose – captured in a structured way.
PositionsanalyseLine analysisZwei Positionen in einer Anfrage: Kugelschreiber und Teams-Headsets – je mit Kategorie, SAP-Materialgruppe und Preisindikation.Two lines in one request: pens and Teams headsets – each with category, SAP material group and price indication.
Kostenübersicht und RückfragenCost summary and follow-up questionsNetto- und Bruttowert, Hinweis zur Wertgrenze und nur die Angaben, die noch fehlen.Net and gross value, a note on the value limit and only the details still missing.
Purchase-Order-EntwurfPurchase order draftKopf- und Positionsdaten der Bestellung; rechts die aktuelle Anfrage mit Kostenstelle, Genehmiger und Lieferung.Header and line data of the order; on the right the current request with cost centre, approver and delivery.
Compliance-Check vor der FreigabeCompliance check before releaseWertgrenze, Genehmiger, Kostenstelle, Lieferadresse und Liefertermin geprüft – dann ein Klick zur Bestätigung.Value limit, approver, cost centre, delivery address and date checked – then one click to confirm.
Datenschutz & BetriebData protection & operations
Ohne IT-Projekt. Mit klarer Datenhaltung.No IT project. Clear data handling.
Keine IT-ImplementierungNo IT implementation
Das Portal läuft im Browser. Warengruppen, Wertgrenzen und Genehmigungswege werden nach Ihrer Einkaufsrichtlinie konfiguriert; eine Übergabe an Ihr ERP ist optional.The portal runs in the browser. Categories, value limits and approval routes are configured to your procurement policy; handover to your ERP is optional.
DSGVO-konformGDPR-compliant
Webanwendung und Workflow-Server in Deutschland. Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Kunden und allen eingesetzten Dienstleistern; Eingaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.Web application and workflow server in Germany. Data processing agreements (DPA) with customers and all service providers used; inputs are not used to train AI models.
Nachvollziehbar dokumentiertFully documented
Jede Anforderung mit Ticket, Positionen, Kostenstelle, Genehmiger und Prüfergebnis – jederzeit nachvollziehbar.Every request with ticket, lines, cost centre, approver and check result – traceable at any time.
Bestellprozesse, die Besteller gerne nutzen.Ordering processes requesters actually like.
Wir zeigen das Portal gern mit Ihren Warengruppen und Freigaberegeln.We are happy to demonstrate the portal with your categories and approval rules.
